Sistem Administrasi Sekolah Online
Administrasi sekolah merupakan hal penting yang ada di dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Dibutuhkan pengelolaan yang baik terhadap administrasi sekolah agar mampu memberikan pelayanan kepada pihak terkait dan menghasilkan kinerja yang baik. Ketepatan, keakuratan, dan kecepatan penyajian data atau informasi adalah faktor penting dalam mengelola administrasi yang baik. Hal ini juga berlaku dalam administrasi sekolah online.
Sebelumnya, pengerjaan administrasi sekolah dilakukan secara manual. Pada umumnya, data administrasi sekolah akan direkam di dalam buku dan jurnal fisik yang akan disimpan pada tempat penyimpanan berkas-berkas penting sekolah. Namun, dengan adanya kemajuan teknologi, pengelolaan administrasi sekolah sudah dapat dikerjakan secara digital melalui aplikasi administrasi sekolah. Teknologi sudah diterapkan di berbagai jenjang pendidikan, seperti SD, SMP, SMA dan SMK. Aplikasi administrasi sekolah ini pada umumnya berbasis excel yang dapat digunakan secara offline dan di-download secara gratis.
Sementara itu, untuk pengelolaan administrasi sekolah yang dilakukan secara online, guru dapat menggunakan aplikasi berbasis web. Pada dasarnya, aplikasi administrasi sekolah merupakan perangkat lunak yang membantu admin sekolah untuk mengumpulkan seluruh proses pengelolaan kegiatan sekolah. Pengelolaan itu dimulai dari pengendalian, pengurusan, dan pengaturan berbagai usaha agar tujuan sekolah dapat terlaksana dengan baik.
Rekomendasi Aplikasi Administrasi Sekolah
Berikut adalah beberapa rekomendasi aplikasi administrasi sekolah yang cakupan sistemnya lengkap.
1. Fekara
Fekara adalah aplikasi administrasi berbasis web yang mudah digunakan. Aplikasi Fekara dapat dicoba secara gratis. Namun, untuk memakai aplikasi ini, Anda harus melakukan registrasi atau pendaftaran terlebih dahulu.
Kelebihan aplikasi Fekara ini ialah tampilan dashboard-nya yang bersih dan terlihat modern. Selain itu, Fekara memiliki banyak fitur administrasi sekolah yang didukung, yaitu seperti ujian atau ulangan, budgeting, dan perpesanan antar staff internal. Kelebihan lain yang didapat dari aplikasi Fekara ini yaitu dapat diinstal pada perangkat mobile seperti ponsel dan tablet sehingga memudahkan para pengguna dalam mengelola tanpa ada batasan ruang dan waktu.
Walaupun demikian, ada beberapa kekurangan yang dimiliki aplikasi Fekara ini. Contohnya adalah bandwith dan kapasitas penyimpanan data yang terbatas serta jumlahnya dibatasi hanya 50 siswa dan 5 guru saja. Kekurangan ini akan didapatkan pengguna yang memakainya secara gratis. Untuk penggunaan lebih dari itu, pengguna akan dikenakan biaya sebesar $0.20 per siswa atau $350 sekali bayar tanpa ada batasan pengguna.
2. Fedena
Fedena merupakan perangkat lunak manajemen sekolah gratis dan opensource yang memiliki banyak fitur lebih daripada sekadar sistem informasi siswa. Aplikasi Fedena ini lebih berfokus pada pengelolaan data.
Kelebihan aplikasi Fedena ini, yaitu tidak membatasi jumlah admin dan siswa yang login ke dalam sistem serta jumlah dan jenis pelajaran. Rancangan aplikasi Fedena ini menggunakan Ruby on Rail yang dapat melakukan kustomisasi kode sesuai dengan kebutuhan sekolah. Selain itu, sistem pada aplikasi Fedena ini meliputi manajemen sumber daya manusia, finansial, ujian, login siswa dan orang tua.
Kekurangan dari aplikasi Fedena ini adalah keterbatasan fitur pada versi open source. Jika pengguna ingin memiliki versi lengkapnya, Anda dapat berkunjung ke aplikasi Fedena versi berbayar.
3. Gibbon
Gibbon adalah aplikasi administrasi sekolah yang menyediakan fitur dan layanan untuk guru. Kelebihan dari aplikasi Gibbon ialah fiturnya yang luas, seperti tool administrasi dan keuangan, manajemen staff, gaji, invoice, penjadwalan, dan lain sebagainya. Tool untuk guru yang disediakan pada aplikasi Gibbon ini seperti pemberian akses bagi orang tua untuk melihat buku nilai dan hasil penilaian kemampuan siswa, rubrik, dan katalog perpustakaan.
Kekurangan yang dimiliki aplikasi Gibbon ini bersifat teknis. Untuk para pengguna yang kurang paham dengan dunia pemrograman, kekurangan ini dapat menjadi masalah tersendiri. Karena support yang disediakan biasanya ditulis langsung oleh admin, guru, maupun orang tua. Sedikitnya informasi mengenai Gibbon membuat pengguna harus pandai mengatur sendiri fitur-fitur yang dibutuhkan oleh sekolah.
4. OpenSIS
OpenSIS merupakan aplikasi gratis dan open source yang berguna untuk kebutuhan jenjang sekolah wajib (SD, SMP, SMA, SMK) baik negeri maupun swasta. Aplikasi ini sangat cocok digunakan untuk sekolah skala kecil yang memiliki staff IT yang mampu mengelola program ini.
Kelebihan OpenSIS ini, yaitu versi gratis dari platform ini sudah memiliki fitur yang lebih dari cukup, seperti mampu menyimpan transkrip, rekaman kesehatan, kehadiran, informasi demografis, penjadwalan, buku nilai, dan laporan custom. Selain itu, aplikasi OpenSIS ini sudah memiliki rating sebesar 4.8/5 di SourceForge dan ini menandakan bahwa aplikasi ini sudah memiliki penilaian yang sangat bagus.
Agnes Meilina
Kekurangan dari OpenSIS ini yaitu tidak tersedianya fitur untuk jurusan, portal kelas, tagihan, ataupu laporan yang memuat skala yang lebih besar. Selain itu, admin dari aplikasi ini harus familier dengan PostgreSQL.
5. SmartSchool
SmartSchool adalah aplikasi administrasi dengan 4 cakupan pekerjaan administrasi sekolah. Adapun kelebihan dari aplikasi SmartSchool ini yaitu tampilan antarmuka aplikasi ini user friendly dan menggunakan Bahasa Indonesia sehingga dapat memudahkan pengguna untuk memakai aplikasi.
Selain itu, rancangan sistem yang menjadi ruang lingkup SmartSchool ini sudah terbilang lengkap karena hampir semua kegiatan sekolah dari kegiatan pembelajaran hingga manajemen sekolah dan sistem informasinya sudah tersedia pada SmartSchool yang totalnya ada 24 sistem terintegrasi.
Sayangnya, sistem dari aplikasi SmartSchool ini belum sampai ke tahap final. Artinya, hanya beberapa sistem pada aplikasi SmartSchool yang baru bisa digunakan, yaitu seperti Learning Management System SmartSchool; yang meliputi e-learning, e-Raport, Ujian (CBT), PPDB dan Kelulusan.
Cara Kerja Administrasi Sekolah Online
Sebenarnya cara kerja sistem administrasi sekolah online jauh lebih mudah dibandingkan sistem administrasi sekolah yang dikerjakan secara manual. Selain pelaksanaan yang dimudahkan, sistem online juga membutuhkan biaya yang lebih sedikit karena pihak sekolah memiliki beberapa option untuk penggunaan aplikasi, bisa mengambil yang gratis atau berbayar yang mana biayanya tidak sebesar biaya yang akan dihabiskan jika dikerjakan secara manual.
Dengan adanya sistem administrasi sekolah online, sistem administrasi sekolah dapat diakses dengan mudah menggunakan internet, guru ataupun orang tua tidak membutuhkan waktu yang banyak untuk datang ke sekolah. Selain itu, guru dapat menginput absensi siswa dengan lebih mudah dan orang tua dapat mengetahui biaya SPP siswa secara otomatis. Kepala sekolah dan pihak yayasan juga dapat memantau manajemen dan administrasi sekolah dengan lebih mudah.
Tujuan Menggunakan Sistem Administrasi Online
1. Mampu Meningkatkan Aksesibilitas Data
Dengan adanya sistem administrasi online, aksebilitas data akan semakin meningkat. Data yang akan tersaji akan lebih tepat dan juga akurat. Selain itu, data yang diperlukan akan jauh lebih mudah diakses.
2. Keamanan Data Terjamin
Banyak sekali kejadian peretasan data sekolah yang dilakukan oleh pihak tidak bertanggung jawab, dengan adanya sistem ini data terjamin keamanannya karena sebelum diakses terdapat sandi yang harus dimasukkan oleh staff.
3. Meringankan Kinerja Admin
Rekap data akan jauh lebih mudah dilakukan karena dibantu oleh teknologi. Walaupun terlihat lebih mudah, admin sekolah harus tetap berkonsentrasi dalam memasukkan data agar tidak ada kesalahan input.
4. Fasilitas Lebih Murah
Dengan adanya sistem adminstrasi online, biaya yang dibutuhkan akan jauh lebih murah jika dibandingkan dengan menggunakan sistem manual. Seperti yang telah kita ketahui, dengan menggunakan sistem manual, pihak sekolah harus mengalokasikan biaya untuk print dan fotocopy berbagai macam dokumen untuk penyimpanan data.
Peranan Sistem Administrasi Sekolah bagi Guru
Dalam pelaksanaannya, guru berperan penting dalam administrasi pendidikan, terutama dalam pelaksanaan fungsi pokok administrasi. Adapun pengertian dari administrasi pendidikan ini sendiri yaitu sub-sistem dari sistem pendidikan sekolah yang bertujuan untuk menunjang pencapaian tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Menurut PP 38 Tahun 1992 Pasal 20, dikatakan bahwa tenaga pendidik bertugas untuk mengelola satuan pendidikan dan pengawasan pada jenjang pendidikan dasar yaitu dari kalangan guru. Pengembangan karir seorang guru berkaitan dengan bidang administrasi pendidikan. Dengan begitu, calon guru yang akan bertugas sebagai pengajar diharuskan memiliki latar belakang pengetahuan dan keterampilan dalam adminstrasi pendidikan.
Agnes Meilina
Fungsi Sistem Administrasi Sekolah Online
Fungsi dan kegunaan lain dari sistem administrasi sekolah online yang harus Anda ketahui ialah:
- Sebagai alat untuk mengelola data guru dan siswa;
- Menyimpan data siswa maupun guru;
- Media untuk memberikan informasi mengenai pembayaran, tagihan, dan slip gaji;
- Mencatat absensi atau persensi;
- Media untuk proses penerimaan calon siswa baru di semua jenjang pendidkan;
- Mendata keluar masuknya biaya sekolah;
- Membuat laporan secara terperinci;
- Mengatur keuangan sekolah dengan mudah;
- Membuat Tagihan Siswa Otomatis; dan
- Memanajemen Kepegawaian dan Kesiswaan.
Demikianlah penjelasan mengenai sistem administrasi sekolah online beserta beberapa rekomendasi aplikasi yang dapat digunakan sekolah untuk membantu administrasi sekolah. Semoga artikel ini dapat membantu Anda!